5 Tips om efficiënter te werken

Meer gedaan krijgen in minder tijd, dat willen we allemaal wel. Efficiënt werken behoort tot één van de belangrijkste vaardigheden die je kunt hebben. Er is immers altijd wat te doen en tijd is kostbaar. We hebben allemaal dezelfde 24 uur, maar niet iedereen gebruikt deze 24 uur even nuttig. 

In deze blog benoemen we daarom handige tips voor kleinere bedrijven en ZZP’ers in de ICT & media-branche, om efficiënter te werken aan je projecten. Zo blijf je de concurrentie voor! Dus werk jij zelfstandig als bijvoorbeeld webdeveloper, tekstschrijver of marketingspecialist? Ga dan aan de slag met deze 5 tips om efficiënter te werken. 

1. Maak een dagplanning

Uit onderzoek blijkt dat veel tijd verloren gaat aan ‘onbelangrijk’ werk dat even snel tussendoor komt. Deze ‘tussendoortjes’ kosten je misschien maar 5 minuten om af te handelen, toch is het niet handig om je huidige taak er voor te onderbreken. Het kost mensen namelijk bijna een half uur om weer helemaal geconcentreerd aan het originele project te werken. Daar gaat je productiviteit. Je hebt als ICT-ondernemer vaak met complexe projecten te maken, waar je het hoofd bij moet houden. Een dagplanning maken helpt je enorm.

Aan het begin van elke dag maak je een planning waarin je precies bijhoudt waar je vandaag aan wil werken en voor hoelang. Daar houdt je je vervolgens zeer strikt aan. Je bent niet te storen en werkt als een echte baas aan je projecten. Je zorgt ervoor dat al je belangrijke werk af is. Daar kun je je dan direct goed over voelen. Ergens op de dag plan je dan een ‘tussendoortjes uur’ in. Daarin beantwoord je je e-mail, beantwoordt je vragen van klanten en check je de belangrijkste social media. Het is niets meer dan een uur waarin je ‘kleine klusjes’ opknapt. Dit zorgt ervoor dat jij al je belangrijke werk af krijgt en toch aandacht kunt hebben voor de details. Efficiënter werken begint daarom bij het maken van een dagplanning.

2. Maak slim gebruik van software

Werk niet harder, maar slimmer. Dat kan met onze software. Met het gebruik van slimme technologie werk je sneller en krijg je meer gedaan in je kostbare tijd. Oftewel: je gaat efficiënter werken. Zo kun je onze Bossify® App voor zzp’ers gebruiken om interactieve offertes en facturen te versturen met een iDeal link. Je administratie bijhouden wordt zo een fluitje van een cent. Naast Bossify® zijn er natuurlijk meer programma’s die jouw leven als baas leuker en makkelijker maken. Zo zijn je bestanden met Google drive overal bereikbaar en heb je automatisch een back up van al je werk. Als baas zit je dus steviger achter het stuur van je onderneming door de inzet van software. Met Bossify® beschik je zowel op desktop als op je mobiele telefoon over de actuele stand van zaken. 

3. Efficiënter werken door staand vergaderen

Vergadering met klanten? Stel voor om te gaan staan. Daag iedereen uit om niet te zitten. Til alle aanwezige stoelen desnoods de ruimte uit. Als mensen zitten, raken ze eerder op hun gemak. Dan gaan ze uitweiden naar niet relevante zaken en wordt de focus minder. Ook pakken mensen nog rustig een extra kopje koffie. Een vergadering die een half uur hoeft te duren, duurt zo al snel 50 minuten. Jij, als harde werker, verliest zo kostbare tijd waarin je productief had kunnen zijn. Stel tijdens vergaderingen dus voor om alleen nog staand te vergaderen om efficiënt werken mogelijk te maken. 

4. Zet je telefoon uit

Dit klinkt heel eng voor de meeste mensen. Jij vindt misschien dat je altijd bereikbaar moet blijven. Wat als je een klant misloopt, omdat jij je telefoon niet opnam? Wij snappen dat je je zorgen maakt. Wij stellen daarom voor om je telefoon twee keer een uur uit te zetten. Bijvoorbeeld tussen 10 en 11 uur ‘s ochtends en nog een keer tussen 2 en 3 uur ‘s middags. Voor weinig mensen geldt dat zij de deal van hun leven mislopen, omdat ze niet binnen drie kwartier terugbellen. Je neemt toch ook wel eens niet op, omdat je in een meeting zit? Je zou dit als hetzelfde kunnen zien. Je bent even niet bereikbaar, omdat je geconcentreerd aan het werk bent. Dat is efficiënt werken, zoals het een hardwerkende, ondernemende baas wel vaker vergaat. 

5. Efficiënt werken wanneer jij productief bent

Je hebt vast al eens gehoord van ochtendmensen en avondmensen. De kans is groot dat ook jij in één van deze twee categorieën valt. 

Ochtendmensen

Ben je een ochtendmens? Begin dan om 07:30 in plaats van om 09:00 uur. Op die manier zorg je ervoor dat je extra werktijd spendeert op de momenten dat je op je best bent. Je kunt dan je 90% van je werk klaar hebben voordat de middagdip inslaat. Dat is pas efficiënter werken.

Avondmensen

Voor avondmensen geldt precies het tegenovergestelde. Vooral mensen met creatieve beroepen werken vaak laat in de avond. Creativiteit kun je immers niet dwingen. Voel je daarom niet gedwongen om 08:00 uur aan je ontbijt te zitten, als jouw mooiste werk meestal tussen 20:00 en 23:00 uur uit je vingers glijdt. Als zzp’er kun je je eigen uren bepalen. Werk je bij een andere baas of bij een klant op locatie? Overleg dan eens met hen over jouw werktijden. 

Bossify® helpt je met je business

Als je een eigen zaak hebt en stevig achter het stuur van je business wilt zitten, is Bossify® er voor jou. Met de Bossify® app, crm voor zzp’ers, ga je efficiënter werken aan je eigen onderneming. Probeer het 30 dagen gratis. Bossify® is voor bazen.